Document Management
La soluzione tecnologica per rivoluzionare l’operatività aziendale
La soluzione per la gestione documentale, attraverso una piattaforma applicativa, consente l’archiviazione e la condivisione dei documenti in formato digitale, in virtù delle caratteristiche particolarmente avanzate di gestione della sicurezza e di riservatezza dei dati.
le caratteristiche
In conformità ai requisiti imposti dalle normative sulla privacy, gli impieghi più diffusi del sistema di gestione documentale riguardano gli ambiti dove è necessario trattare dati riservati e sensibili, in modo da garantire, con il pieno controllo degli accessi, la sicurezza nell’archiviazione delle informazioni, protette da un sofisticato sistema di cifratura, completamente trasparente all’utilizzatore.
A queste caratteristiche si aggiungono la semplicità di utilizzo delle interfacce applicative e la disponibilità della piattaforma in mobilità, senza deroghe ai requisiti di sicurezza.
Il patrimonio informativo gestito dal sistema di gestione documentale è però molto più ampio e può comprendere la totalità dei documenti, di vario formato, prodotti nel corso dell’attività professionale o ricevuti da soggetti esterni, organizzati in “domini documentali” con i quali è necessario interagire quotidianamente per l’attività pubblica o privata.
La piattaforma è disponibile in varie modalità, garantendo una gestione economicamente sostenibile sia per uso individuale, sia per organizzazioni di qualsiasi dimensione; la soluzione è infatti fortemente scalabile e viene offerta per le organizzazioni sia nelle modalità cloud, sia con installazioni “on-premise”
Il sistema di gestione documentale è una soluzione fortemente caratterizzata da:
- Facilità d’uso: l’utente utilizzatore del sistema gioca un ruolo decisivo per la sua adozione e diffusione. A differenza, infatti, di molte applicazioni IT, il sistema è semplice da usare e risponde al bisogno di efficienza tipico di un utilizzo manageriale della tecnologia.
- Sicurezza e riservatezza: le complesse caratteristiche tecniche alla base dell’elevato livello di sicurezza e riservatezza garantito, sono completamente nascoste all’utente finale, che non si deve impegnare in difficili esercizi tecnologici.
- Architettura aperta, che consente di poter integrare facilmente nel sistema di gestione le tecnologie esistenti ed i processi aziendali tipici dell’organizzazione.
le funzionalità applicative
con la possibilità di accedere da qualsiasi dispositivo.
nell’intero insieme dei documenti.
anche con soggetti esterni utilizzando la modalità più opportuna ed il livello di riservatezza voluto. I documenti possono essere resi disponibili per un tempo limitato, con una scadenza temporale ed una filigrana di protezione dalla distribuzione di copie non autorizzate.
con note a testo libero, evidenziatore e POST-IT. Tali annotazioni rimangono private per ogni singolo utente, e sono rese disponibili e sincronizzate su tutte le piattaforme dalle quali l’utente ha accesso (Desktop, Tablet).
con un visualizzatore interno all’applicazione, in modo da garantire che questi siano esportati dal sistema di gestione solo dagli utenti autorizzati.
con granularità alla singola cartella dei documenti.
mediante la funzione “meeting” che consente al relatore di sfogliare le pagine in modo sincrono su tutti i dispositivi collegati.
con il nome dell’utente, al fine di scoraggiare copie non autorizzate.
collegati alla Firma Digitale ed ai processi di Approvazione dei documenti.
in modo che siano organizzati secondo una o più logiche di archiviazione, senza duplicare mai il documento.
anche create in modo estemporaneo e basate sulla ricerca testuale.
in modo che non tutti abbiano le stesse possibilità di copiare, modificare e distribuire i documenti.
sulle cartelle o sui file, in modo da avere in qualsiasi momento la nozione di chi ha in visione il documento, la notifica del momento in cui è stato aperto.
i vantaggi
Avere un’azienda paperless non significa solo abbandonare la carta ed ottenere un risparmio dei costi, degli spazi di magazzinaggio, dei tempi dedicati all’archiviazione, alla ricerca e alla ricollocazione dei documenti ma significa porre le basi per una digital transformation efficace e pervasiva, soprattutto in un’epoca come quella che stiamo vivendo, segnata da una distribuzione sempre più diffusa delle varie operatività, che per garantire la continuità operativa della propria azienda senza intoppi richiede un indispensabile strumento di gestione dei documenti aziendali capace di snellire i vari processi.
I benefici che la digitalizzazione garantisce all’archiviazione documentale in termini di business continuity e flessibilità si scontrano con i limiti che le imprese presentano nel momento in cui si apprestano alla trasformazione digitale: dal cambiamento culturale richiesto alle competenze digitali spesso inadeguate, dal pregiudizio di previsioni di budget elevati fino all’incertezza relativa alla scelta del partner ideale.
Per questo è importante affidarsi a partner qualificati per sapere come proteggere i documenti dai rischi di danneggiamento, dalla perdita, dal furto, dallo spionaggio e dall’attacco di cripto-virus;
- in modo da ottenere un’operatività più rapida, semplificata e affidabile, riducendo i costi nel rispetto delle normative;
- per affrontare la trasformazione digitale dell’archiviazione documentale;
e garantire la data protection attraverso le autorizzazioni.